Różne rodzaje podpisów elektronicznych
Wyróżnia się trzy rodzaje podpisów elektronicznych: prosty podpis elektroniczny (SES), zaawansowany podpis elektroniczny (AES) i kwalifikowany podpis elektroniczny (QES).
Ponieważ podpisy elektroniczne stają się coraz popularniejszym i powszechnie akceptowanym sposobem podpisywania dokumentów prawnych, porozumień i umów, ważne jest, aby wiedzieć, jakiego rodzaju podpisu użyć, by zachować zgodność z obowiązującymi przepisami i regulacjami.
Jakie są rodzaje podpisów elektronicznych?
Rozporządzenie eIDAS definiuje trzy rodzaje podpisów elektronicznych, które różnią się mocą prawną i obszarem zastosowań:
Proste podpisy elektroniczne (SES)
Zaawansowane podpisy elektroniczne (AES)
Kwalifikowane podpisy elektroniczne (QES)
Te rodzaje podpisów elektronicznych, zdefiniowane w rozporządzeniu eIDAS, zostały przyjęte przez Unię Europejską (UE). Każdy z nich zapewnia inny poziom bezpieczeństwa i ważności prawnej.
Poniżej omawiamy je dokładniej, aby pomóc w zrozumieniu różnic między nimi oraz tego, do jakich procesów podpisywania najlepiej się nadają.
Proste podpisy elektroniczne (SES)
Proste podpisy elektroniczne to najczęściej stosowany rodzaj podpisu elektronicznego. Polegają na dodaniu cyfrowego odwzorowania własnoręcznego podpisu, wpisanego imienia i nazwiska lub unikalnego kodu, który następnie jest zapisywany jako PDF lub w innym formacie pliku. Obraz podpisu można też utworzyć za pomocą rysika, palca lub myszy.
Główną zaletą prostego podpisu elektronicznego jest jego prostota i dostępność, przy jednoczesnym spełnieniu określonych minimalnych wymogów uznania go za prawnie ważny, takich jak dzienniki audytu odporne na manipulacje, rzeczywista intencja złożenia podpisu przez osobę podpisującą dokument i inne. Wykorzystywane w różnych dokumentach, takich jak umowy, porozumienia i inne pliki prawne, mogą być szczególnie przydatne dla firm, które muszą szybko i sprawnie podpisywać oraz wymieniać duże ilości dokumentów. Proste podpisy elektroniczne to łatwy i powszechnie stosowany sposób elektronicznego podpisywania dokumentów i porozumień. Mają one jednak swoje ograniczenia.
Dokumenty bez wymogu formy prawnej i o niskim ryzyku odpowiedzialności.
Przykłady
Oferta dla dostawców
Zamówienia zakupu
Umowy o zachowaniu poufności
Umowy najmu lub o pracę na czas nieokreślony
Umowy o świadczenie usług
Zaawansowane podpisy elektroniczne (AES)
Zaawansowane podpisy elektroniczne zapewniają wyższy poziom bezpieczeństwa i uwierzytelniania niż proste podpisy elektroniczne. Wykorzystują podpis cyfrowy, który jest unikalny dla osoby podpisującej i powiązany z dokumentem za pomocą szyfrowania. Zaawansowane podpisy elektroniczne zazwyczaj wymagają od osoby podpisującej jakiejś formy uwierzytelnienia, takiej jak hasło, kod PIN lub dane biometryczne (np. odcisk palca lub rozpoznawanie twarzy).
Zaawansowane podpisy elektroniczne nadają się do wielu zastosowań, takich jak zamówienia zakupu, umowy prawne i porozumienia finansowe. Są również przydatne w sytuacjach, gdy autentyczność podpisanego dokumentu może zostać zakwestionowana i gdy wymagany jest dowód autentyczności podpisu. Główne korzyści zaawansowanych podpisów elektronicznych to bezpieczeństwo i niezawodność – w większości krajów są prawnie wiążące i zapewniają wyższy poziom pewności dzięki elektronicznej pieczęci dołączonej do podpisu elektronicznego każdej osoby podpisującej.
Dokumenty bez wymogu formy prawnej i o możliwym do oszacowania ryzyku odpowiedzialności.
Przykłady
Umowy najmu
Umowy kupna
Umowy partnerskie
Umowy dotyczące patentów, znaków towarowych lub praw autorskich
Ubezpieczenia osobiste
Kwalifikowane podpisy elektroniczne (QES)
Kwalifikowane podpisy elektroniczne są powszechnie uważane za najbezpieczniejszy i najbardziej niezawodny rodzaj podpisu elektronicznego. W Unii Europejskiej to jedyny rodzaj podpisu elektronicznego, który ma taki sam status prawny jak podpis własnoręczny. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest tworzony przy użyciu ważnego certyfikatu cyfrowego i weryfikowany przez właściwego dostawcę usług zaufania (QTSP), który odpowiada za weryfikację tożsamości osoby podpisującej, wydawanie certyfikatu cyfrowego oraz utrzymanie wysokiego poziomu pewności, że podpis jest autentyczny. Kwalifikowane podpisy elektroniczne zapewniają najwyższy poziom bezpieczeństwa i uwierzytelniania spośród wszystkich podpisów elektronicznych.
Sytuacje wymagające najwyższego poziomu bezpieczeństwa i uwierzytelniania mogą obejmować podpisywanie dokumentów prawnie wiążących, transakcji finansowych oraz umów zawierających wrażliwe lub poufne informacje. Kwalifikowane podpisy elektroniczne są również przydatne w sytuacjach, gdy autentyczność podpisanego dokumentu może zostać zakwestionowana i gdy wymagany jest dowód autentyczności podpisu. W niektórych branżach lub dla określonych rodzajów dokumentów kwalifikowane podpisy elektroniczne są często wymagane przez prawo.
Aby QES był skuteczny, musi być jednoznacznie powiązany z osobą podpisującą, a ta osoba musi mieć wyłączną kontrolę nad kluczem prywatnym używanym do podpisania dokumentu. Ponadto kwalifikowany podpis elektroniczny musi spełniać szczególne wymogi prawne i techniczne obowiązujące w kraju lub regionie, w którym jest stosowany. Wymogi te mają zapewnić, że podpis elektroniczny jest niezawodny, bezpieczny i prawnie wiążący. Dokumenty wymagające wysokiego poziomu bezpieczeństwa i poufności, takie jak umowy dotyczące nieruchomości, umowy dotyczące własności intelektualnej i dokumenty rządowe, najlepiej nadają się do QES.
Dokumenty, dla których obowiązują wymogi formy prawnej, lub dokumenty o wysokim ryzyku odpowiedzialności.
Przykłady
Umowy o kredyt konsumencki
Umowy o pracę tymczasową lub umowy najmu
Raporty z audytów
Umowy pożyczki konsumenckiej
Dokumenty dotyczące otwarcia rachunku bankowego
Jakiego rodzaju podpisu elektronicznego należy użyć?
Rozwiązania do podpisu elektronicznego to nowoczesny i wygodny sposób podpisywania dokumentów. Ważne jest jednak, aby poznać różne rodzaje podpisów elektronicznych oraz ich znaczenie dla bezpieczeństwa i skutków prawnych.
Niezależnie od tego, czy wybierzesz prosty, zaawansowany, czy kwalifikowany podpis elektroniczny, upewnij się, że spełnia on wymogi bezpieczeństwa i wymogi prawne obowiązujące w Twoim regionie. Dzięki temu możesz zadbać o integralność dokumentu, zapobiegać nadużyciom i mieć pewność, że podpis jest prawnie wiążący.
Zgodność z prawem, ważność i weryfikacja podpisu elektronicznego
Czy podpisy elektroniczne SES, AES i QES są prawnie wiążące?
Tak, wszystkie trzy rodzaje – prosty podpis elektroniczny (SES), zaawansowany podpis elektroniczny (AES) i kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) – mogą być prawnie wiążące, jeśli są stosowane właściwie.
Jak zweryfikować podpis elektroniczny?
Sprawdź, kto podpisał dokument i jak potwierdzono jego tożsamość, zapoznaj się ze ścieżką audytu i znacznikami czasu oraz upewnij się, że dokument nie został zmieniony od chwili podpisania. Jeśli podpis wykorzystuje certyfikat cyfrowy, potwierdź również, że certyfikat jest ważny i zaufany. Pełną listę kontrolną znajdziesz w naszym poradniku: Jak zweryfikować podpis elektroniczny
Co sprawia, że podpis elektroniczny jest ważny?
Ważny podpis elektroniczny musi jednoznacznie wskazywać zamiar wyrażenia zgody na treść dokumentu, być w weryfikowalny sposób powiązany z tożsamością osoby podpisującej oraz zapewniać, że podpisana treść nie została zmieniona po podpisaniu. Niezbędna jest zgodność z ramami prawnymi, takimi jak eIDAS (w UE) lub inne przepisy regionalne. Sign.Plus zapewnia, że każdy podpis – zarówno SES, AES, jak i QES – spełnia te kluczowe kryteria dzięki bezpiecznym certyfikatom cyfrowym, solidnemu szyfrowaniu i szczegółowemu dziennikowi audytu, które razem gwarantują autentyczność, integralność i niezaprzeczalność Twoich umów cyfrowych.
Bezpiecznie podpisuj poufne dokumenty z Sign.Plus
Niezależnie od rodzaju używanego podpisu elektronicznego, musi on spełniać pewne minimalne wymogi, aby został uznany za prawnie ważny, takie jak jednoznacznie wykazany zamiar, bezpieczne przechowywanie podpisanego dokumentu i zabezpieczenie przed manipulacją. Jeśli istnieją jakiekolwiek przesłanki, że dokument mógł zostać zmieniony po podpisaniu, jego zgodność z prawem może zostać zakwestionowana.
Sign.Plus to prawnie wiążące rozwiązanie do podpisu elektronicznego, które zapewnia odporne na manipulacje dzienniki audytu, certyfikat ukończenia, dowody uwierzytelnienia, solidne środki bezpieczeństwa oraz wiele innych funkcji z zakresu bezpieczeństwa, prywatności i zgodności. Oferując jedne z najsilniejszych mechanizmów ochrony bezpieczeństwa i prywatności chroniących dane użytkowników, Sign.Plus jest rozwiązaniem do podpisu zgodnym z eIDAS dla różnych rodzajów podpisów elektronicznych:
Sign.Plus szyfruje wszystkie dokumenty w stanie spoczynku za pomocą 256-bitowego standardu Advanced Encryption Standard (AES), z unikalnym kluczem szyfrowania dla każdego użytkownika. Aby chronić dane przesyłane między naszymi aplikacjami a serwerami, używamy protokołów Secure Sockets Layer (SSL)/Transport Layer Security (TLS), tworząc bezpieczny tunel chroniony szyfrowaniem Advanced Encryption Standard (AES) o długości klucza 128 bitów lub większej.
Jest zgodny z różnymi międzynarodowymi przepisami dotyczącymi podpisu elektronicznego, takimi jak ESIGN, eIDAS i ZertES, oraz udostępnia dziennik audytu rejestrujący każdą czynność wykonaną na dokumencie, w tym tożsamość osoby podpisującej, czas podpisania i użyty adres IP.
Uwierzytelnianie dwuskładnikowe zapewnia, że dostęp do dokumentów i ich podpisywanie mogą uzyskać wyłącznie osoby upoważnione.
Posiada wszystkie istotne certyfikaty i spełnia wymogi zgodności, w tym SOC 2, HIPAA, ISO 27001, RODO, CCPA i inne.
Poznaj łatwość, bezpieczeństwo i wygodę podpisów elektronicznych, sprawdzając już dziś Sign.Plus, i zobacz, jak rozwiązanie do podpisu online może usprawnić proces podpisywania.
Chcesz podpisywać dokumenty elektronicznie lub wysyłać dokumenty do podpisu?
Rozpocznij bezpłatny okres próbny już teraz i ciesz się wszystkimi korzyściami.
Najczęściej zadawane pytania
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Konfederacja Szwajcarska
Innosuisse – Szwajcarska Agencja Innowacji
