Cos'è una firma? Capire le sue origini, i diversi tipi e la legalità
Una firma è un segno, un nome o un simbolo che una persona usa per dimostrare di essere d'accordo con il contenuto di un documento. Dimostra identità, intenzione e approvazione. Le firme possono essere scritte a mano, digitate al computer o create digitalmente utilizzando strumenti speciali. Oggi, le firme sono utilizzate ovunque: dalla firma di un biglietto d'auguri alla conclusione di accordi commerciali.
Cos'è esattamente una firma?
Una firma non è solo un nome scritto a mano. Può essere qualsiasi segno, simbolo o processo utilizzato per dimostrare identità e intenti. Tra questi:
Una firma manoscritta su carta
Iniziali alla fine di un modulo
Un nome digitato sotto un indirizzo email
Cliccando su "Accetto" su un contratto
Firme digitali mediante strumenti crittografici
In tutti questi casi, lo scopo è lo stesso: dimostrare chi sei e che accetti i termini.
L'autenticazione della firma è il processo che conferma che una firma appartiene effettivamente alla persona che dichiara di averla firmata. Questo aiuta a prevenire frodi e contraffazioni.
Perché le firme sono importanti: autenticazione, autorizzazione e intento
Le firme sono importanti perché mostrano tre cose fondamentali:
Autenticazione: dimostra chi è il firmatario
Autorizzazione: indica che il firmatario ha l'autorizzazione a firmare
Intento: conferma che il firmatario accetta il documento
Le firme elettroniche e digitali spesso utilizzano metodi come password, impronte digitali o controlli dell'identità per garantire la presenza di questi elementi. Ad esempio, quando si firma un contratto di locazione online, si potrebbe digitare il proprio nome, ricevere un codice sul telefono e cliccare su un pulsante per confermare. Questo dimostra chi si è, che si ha il diritto di firmare e che si accetta.
Una breve storia delle firme
Radici antiche: sigilli, scribi e segni simbolici: migliaia di anni fa, si usavano sigilli incisi o simboli impressi nell'argilla per firmare i documenti. Gli scribi egiziani scrivevano i nomi in geroglifici e i funzionari cinesi usavano timbri per dimostrare la propria autorità.
Dal Medioevo all'età moderna: l'avvento delle firme scritte: nell'Europa medievale, con la crescita dell'alfabetizzazione, le persone iniziarono a scrivere i propri nomi per dimostrare la propria identità. Re, nobili e mercanti firmavano i documenti per renderli ufficiali.
Meccanizzazione del XX secolo: timbri, macchine da scrivere, firme su copie carbone: con l'aumento del lavoro cartaceo nel XX secolo, le aziende iniziarono a utilizzare timbri e macchine da scrivere. Le copie carbone consentivano la duplicazione di una singola firma.
Alba Digitale: Le Prime Firme Elettroniche: Negli anni '90, le firme elettroniche divennero comuni. Cliccare per accettare i termini o firmare con una penna su uno schermo divenne legale in molti luoghi.
Tipi di firme
Firme bagnate (manoscritte)
Esempio : firmare una ricevuta di una carta di credito in un negozio.
Firme meccaniche
Esempio : un medico che utilizza un timbro con la firma per le prescrizioni.
Firme elettroniche ("firme elettroniche")
Esempio: digitare il proprio nome e cliccare su "Accetto" in un contratto online.
Firme digitali (crittografiche)
Esempio: un dirigente aziendale firma un rendiconto finanziario con un certificato digitale.
Marchi, iniziali e altre firme "sostitutive"
Esempio: una persona con mobilità limitata usa l'impronta digitale come firma.
Quadri giuridici e applicabilità
Cosa si intende per firma legale?
Affinché una firma sia legalmente vincolante, deve riportare:
L'identità del firmatario
La loro intenzione di firmare
A volte, il loro consenso o l'autenticazione
Le leggi variano da paese a paese, ma la maggior parte richiede la prova che la firma provenga dalla persona giusta e che questa abbia compreso ciò che stava firmando.
ESIGN Act (Stati Uniti)
UETA (STATI UNITI)
Regolamento eIDAS (UE)
Come funzionano le firme (meccanica e tecnologia)
Il processo di firma tradizionale (inchiostro su carta): si firma con una penna, solitamente davanti a qualcuno. La carta viene conservata in un archivio o in una cassaforte.
Flussi di lavoro per la firma elettronica (caselle di controllo, nomi digitati , scansioni): la firma elettronica può comportare la digitazione del nome, la selezione di una casella o il caricamento di un'immagine scansionata della firma.
Tecnologia di firma digitale e infrastruttura a chiave pubblica: le firme digitali utilizzano l'infrastruttura a chiave pubblica (PKI), un sistema che emette certificati per dimostrare l'identità, utilizza la crittografia per proteggere il documento e registra l'evento di firma per la verifica
Per dimostrare l'identità, i sistemi possono utilizzare:
Password
codici SMS
Dati biometrici (come le impronte digitali)
Documenti d'identità rilasciati dal governo
Domande di sicurezza
Sicurezza, prevenzione delle frodi e delle contraffazioni
Tecniche comuni di falsificazione
Copia di una firma autografa
Riutilizzo di un'immagine di una firma
Hackerare un account per firmare elettronicamente
Come gli esperti rilevano una firma contraffatta
Gli esperti di scrittura a mano esaminano la pressione, gli angoli e la velocità
I sistemi digitali utilizzano registri e timestamp per verificare le azioni
Tecnologie antimanomissione e di audit trail
Casi d'uso nel mondo reale
Contratti e accordi Business : le aziende utilizzano le firme digitali per concludere rapidamente gli accordi. Sign.Plus aiuta le aziende a firmare in modo sicuro e a rispettare le normative.
Transazioni finanziarie (assegni, prestiti, mutui): le banche potrebbero ancora richiedere la firma digitale per alcuni documenti, ma le opzioni digitali stanno aumentando.
Documenti governativi e ufficiali (passaporti, patenti): alcuni documenti richiedono ancora la firma di persona, ma molti moduli possono essere firmati online.
Documenti Personal e familiari (testamenti, lettere): i testamenti spesso richiedono firme umide e testimoni, ma altri documenti personali possono essere firmati elettronicamente.
Firme creative e artistiche (opere d'arte, autografi): gli artisti firmano le loro opere per dimostrarne la paternità. Queste firme possono aggiungere valore.
Vantaggi e sfide
Vantaggi delle firme elettroniche e digitali
Veloce e conveniente
Costi inferiori (nessuna stampa o spedizione)
Facile da monitorare e gestire
Svantaggi e limitazioni
Richiede l'accesso alla tecnologia
Le norme legali possono variare
Alcune persone potrebbero non fidarsi o non capirlo
Considerazioni sull'accessibilità e l'inclusione
Le migliori pratiche per i principianti
Preparazione del documento per la firma: assicurati che il documento sia definitivo. Controlla attentamente nomi, date e termini.
Scegliere il metodo di firma corretto: per accordi semplici, una firma elettronica è la soluzione ideale. Per accordi più delicati, è consigliabile utilizzare una firma digitale con un elevato livello di sicurezza.
Verifica dell'identità e garanzia della conformità: richiedi un documento d'identità, usa l'autenticazione a più fattori o invia link sicuri.
Archiviazione sicura dei documenti firmati: conserva i file firmati in un luogo sicuro e sottoposto a backup. Sign.Plus offre un'archiviazione digitale sicura.
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