What is an electronic signature?

Discover the easy, secure, and legal way to sign documents online in seconds. An electronic signature, also known as an esign, e-signature, or online signature, is the digital version of a traditional signature. It serves as proof that a person has agreed to the contents of a document. Unlike a wet signature, which is made with pen and paper, an electronic signature is created and stored online. At Sign.Plus, we provide secure esignature services that help users sign documents quickly and safely.

Are electronic signatures legal?

Yes. When an electronic signature is created using secure technology with proper authentication and record keeping, it holds the same legal weight as a traditional wet signature in many places. The technology behind digital signatures ensures robust security and compliance, which is why they are recognized as legally valid.

How does an electronic signature work?

An electronic signature works by using special technology that secures and verifies your identity. When you sign a document with sign.plus, your signature is created with methods like encryption, digital certificates, and timestamps. This process protects the integrity of the document and confirms that the signature is genuine.

What is the difference between a digital signature, an electronic signature, an online signature and a wet ink signature?

An electronic signature is a general term covering all forms of digital signing. A digital signature is a specific type of electronic signature that uses cryptography to protect and verify your signature. An online signature refers to any signature created through a web-based service like sign.plus. A wet ink signature is the traditional method of signing with pen and paper.

Should my electronic signature look like my handwritten signature?

Your electronic signature does not have to look exactly like your handwritten wet signature. Some people prefer to replicate their handwritten style, while others create a new digital design. The key is that the signature is secure and verifiable, which Sign.Plus ensures with its advanced technology.

Firma

¿Es legal una firma escrita?

¿Es legal y válida una firma escrita? Guía para principiantes

Sí: una firma escrita puede ser legal y válida, siempre que cumpla ciertos requisitos de las leyes sobre firma electrónica, como la ESIGN Act en EE. UU. y eIDAS en la UE. Esta guía explica cómo funcionan las firmas escritas, su legalidad y cuándo podría necesitar métodos de firma más sólidos.

¿Qué es una firma escrita?

Una firma escrita es una versión en texto plano de su nombre que se introduce en un formulario o documento. Algunos ejemplos son:

Introducción de texto simple: Jane Doe o /s/Jane Doe
Imagen de una firma manuscrita: insertada digitalmente en los documentos
Firmas digitales o criptográficas: ofrecen mayor seguridad mediante cifrado

No todos los métodos o plataformas ofrecen las mismas garantías legales. Para documentos importantes, se recomienda encarecidamente utilizar un software de firma electrónica de confianza como Sign.Plus .

Validez legal de las firmas escritas

Marco legal de Estados Unidos

En EE. UU., las firmas electrónicas, incluidas las firmas escritas, están reguladas por la ESIGN Act (2000) y la UETA (1999). Estas firmas son legalmente exigibles siempre que las partes den su consentimiento y la intención de firmar electrónicamente sea clara.

Ejemplo: el envío de un contrato de trabajo por correo electrónico con firmas escritas puede ser jurídicamente vinculante si ambas partes expresan claramente su consentimiento.

Marco legal de la UE

Según el Reglamento eIDAS de la UE (2016), las firmas escritas se consideran firmas electrónicas básicas y son válidas en todos los Estados miembros de la UE si el consentimiento y la intención están claramente documentados.

Ejemplo: un autónomo en Alemania acepta un contrato digital mediante una firma escrita, lo que lo hace jurídicamente vinculante dentro de la UE.

Otras jurisdicciones

Países como Canadá (PIPEDA), el Reino Unido (Electronic Communications Act) y Australia (Electronic Transactions Act) también aceptan las firmas escritas, siempre que se cumplan elementos clave como el consentimiento, la intención y la autenticación. Sin embargo, pueden existir excepciones o requisitos adicionales propios de cada jurisdicción.

Requisitos clave para una firma escrita válida

Para que una firma escrita sea legalmente válida, debe cumplir lo siguiente:

Intención de firmar: demuestra claramente la conformidad con quedar obligado por el documento
Consentimiento para la firma electrónica: acuerdo de todas las partes implicadas para realizar las transacciones por vía electrónica
Atribución/Autenticación: vinculada claramente al firmante mediante un correo electrónico o un inicio de sesión seguro
Integridad del documento: uso de registros de auditoría y de tecnologías que evidencian cualquier alteración
Conservación de registros: almacenamiento conforme a la normativa local de los documentos y de los registros de auditoría

Cuándo no son válidas las firmas escritas

Documentos de alto riesgo: los testamentos, las escrituras inmobiliarias y los escritos judiciales suelen requerir notarización o testigos
Excepciones jurisdiccionales: algunos países exigen QES o firmas manuscritas con tinta para determinados acuerdos
Normativas sectoriales: sectores como el financiero, el sanitario o la administración pública suelen exigir métodos de firma más sólidos

enviar firma electrónica desde el ordenador

Cómo funcionan las firmas escritas

Con plataformas de firma electrónica como Sign.Plus, el proceso consiste en:

Preparación del documento: adición de campos de firma digitales
Autenticación del firmante: verificación de la identidad del firmante mediante correo electrónico o inicio de sesión seguro
Creación del registro de auditoría y bloqueo del documento: garantía de la integridad y la seguridad del documento

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Firmas escritas, electrónicas y digitales

Las firmas escritas son un tipo de firma electrónica. Las firmas electrónicas también pueden incluir dibujos, clics o métodos biométricos. Las firmas digitales utilizan criptografía avanzada para la verificación y la seguridad.

Firma escrita (electrónica)

Firma manuscrita

Firma con certificado digital

Facilidad de uso

Muy alta

Moderada

De moderada a baja

Nivel de seguridad

Medio

Bajo

Alto

Capacidad de auditoría

Alta (con plataforma)

Bajo

Muy alta

Coste

Bajo

Moderada

Alto

Mejores prácticas, errores comunes y casos de uso habituales al utilizar firmas escritas

Mejores prácticas

Utilice plataformas de confianza como Sign.Plus con registros de auditoría integrados
Obtenga el consentimiento explícito mediante casillas de verificación o botones de «Acepto»
Conserve los metadatos y los registros de auditoría para confirmar la autenticidad
Incluya declaraciones informativas claras sobre la legalidad de la firma electrónica
Informe a los firmantes sobre cómo mantener la seguridad (p. ej., contraseñas seguras)

Errores comunes

Omitir una casilla de consentimiento
Utilizar enlaces de correo electrónico no seguros
No bloquear el documento después de la firma
Insertar manualmente imágenes de firma sin registros de auditoría
No conservar copias seguras de los documentos firmados y de los registros de auditoría
Pasar por alto las excepciones legales locales para determinados documentos

Casos de uso habituales

Contratos de trabajo y cartas de oferta
Acuerdos de confidencialidad (NDA)
Órdenes de compra y facturas
Formularios de incorporación de RR. HH.
Declaraciones inmobiliarias (cuando la ley lo permita)

Preguntas frecuentes

¿Es suficiente «/s/ Jane Doe»?

Sí, normalmente lo es, especialmente cuando el consentimiento y la intención están claramente documentados.

¿Puedo escribir mi firma en Word y enviarla por correo electrónico?

Sí, pero utilizar una plataforma de firma electrónica como Sign.Plus ofrece una protección jurídica más sólida mediante registros de auditoría y autenticación.

¿Qué ocurre si la otra parte cuestiona la validez de la firma?

Contar con registros de auditoría detallados de una plataforma de confianza como Sign.Plus puede confirmar la identidad y la intención de los firmantes.

¿Escribir mi nombre al final de un correo electrónico es una firma válida?

Puede serlo, según el contexto, pero la intención explícita y el consentimiento son fundamentales.

¿Cómo se añade una firma escrita en Microsoft Word o Google Docs?

Simplemente escriba su nombre o inserte una línea de firma. Para una mayor protección, utilice plataformas con funciones de registro seguras.

¿Puedo usar una herramienta en línea gratuita para firmas escritas con validez legal?

Puede hacerlo, pero las plataformas de pago suelen ofrecer registros de auditoría más sólidos y mayor seguridad jurídica.

¿Qué sucede si alguien impugna una firma escrita?

Los registros de auditoría detallados de plataformas de prestigio como Sign.Plus ayudan a resolver las disputas de forma eficaz.

¿Qué sucede si un documento se modifica después de firmarse?

Las plataformas seguras detectan los cambios e invalidan las firmas si el documento ha sido manipulado.

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