Vorteile der elektronischen Signatur

Erfahren Sie mehr über Vor- und Nachteile elektronischer Signaturen

Elektronische Signaturen werden im aktuellen digitalen Zeitalter in zahlreichen Branchen, Bereichen und Berufen zu Standardgeschäftspraktiken. Elektronische Signaturen werden am häufigsten zum Unterzeichnen von Dokumenten wie neuen Geschäftsvereinbarungen, Verträgen und sogar Rechnungen verwendet. Neben den vielen Vorteilen elektronischer Signaturen ist es wichtig, sich bestimmter Nachteile elektronischer Signaturen bewusst zu sein, bevor Sie eSignature-Software in Ihren täglichen Betrieb implementieren.
Erfahren Sie mehr über die Vorteile von E-Signatur-Lösungen und wie Ihr Unternehmen eine Lösung für elektronische Signaturen nutzen kann, um die Zuverlässigkeit zu verbessern, die Sicherheit zu erhöhen, Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern.

Welche Vorteile bieten elektronische Signaturen?

Verbesserte Sicherheit

Mit elektronischen Signaturen erhalten Sie ein zusätzliches Maß an Sicherheit in Form einer erweiterten Verschlüsselung, Entschlüsselung und eines fälschungssicheren Prüfprotokolls, das alle im Dokument vorgenommenen Änderungen auflistet und so Fälschungen und unerlaubte Änderungen praktisch unmöglich macht. Es ist zu beachten, dass das Sicherheitsniveau von der Art der elektronischen Signatur und der verwendeten Verschlüsselungsmethode abhängt.

Grün werden

Unternehmen sind seit einiger Zeit auf papierlose, cloudbasierte Lösungen umgestiegen, und die Implementierung einer E-Signatur-Lösung wird Ihnen dabei helfen, ein umweltfreundliches, grünes Büro zu schaffen. Ein weiterer Vorteil der elektronischen Signatur besteht darin, dass Sie Ihren CO2-Fußabdruck reduzieren, indem Sie nicht mehr auf Papier, giftige Tinte und Geräte angewiesen sind, die aus schädlichen Chemikalien und Materialien bestehen, die sich nur schwer oder gar nicht vollständig recyceln lassen.

Beschleunigt Geschäftstransaktionen und erhöht die Kundenzufriedenheit

Wir alle kennen langwierige Geschäftstransaktionen, die auf übermäßigen Papierkram zurückzuführen sind, sowie auf die Zeit, die mehrere Parteien benötigen, um ein Dokument einzusehen und zu unterzeichnen, damit es gültig ist. Mit elektronischen Signaturen lässt sich dieser Zeitaufwand deutlich verkürzen, da ein Dokument nahezu augenblicklich sowohl geprüft als auch signiert werden kann, da nicht jede beteiligte Partei per Post physisch darauf zugreifen oder den Kunden persönlich treffen muss. Der moderne Kunde mag alles Bequeme, und es gibt nichts Bequemeres, als ein Dokument jederzeit und überall unterschreiben zu können.

Kostenreduzierung

Durch die Implementierung einer elektronischen Signaturlösung werden die Gesamtkosten für das Drucken und Anzeigen des Dokuments gesenkt. Auch die Bürokosten für Papier und Tinte sowie Druckgeräte wie Drucker und Scanner werden gesenkt. Darüber hinaus wird durch die Reduzierung Ihrer Abhängigkeit von Papier der Schutz von Wasser und Bäumen gefördert. Durch den Verzicht auf eine Standardpackung Kopierpapier würden Sie 130 Liter Wasser und 7 Kilogramm Holz recyceln.

Zuverlässigkeit

Beim Empfang von Dokumenten vergessen manche Personen oder wissen nicht, dass sie alle erforderlichen Informationen angeben müssen. Bei mit elektronischen Signaturen unterzeichneten Dokumenten wird dies abgemildert, da dort bereits alle erforderlichen Informationen eingegeben sind, bevor das Dokument unterzeichnet und versendet wird. Es ist auch möglich, dass Signaturanforderer durchsetzen und überprüfen können, ob alle erforderlichen Informationen korrekt ausgefüllt wurden.

Qualität

Da ein Dokument auch nach einer längeren Zeitspanne nach der Unterschrift noch erforderlich sein kann, ist es wichtig, dass die Originalunterschrift über die Jahre hinweg lesbar bleibt. Bei einer herkömmlichen handschriftlichen Unterschrift kann dies verblassen, sich verzerren und schließlich verschwinden. Bei einer elektronischen Unterschrift bleibt die Unterschrift jedoch unverändert.

Organisation

Neben dem bloßen Signieren Ihrer digitalen Dokumente ermöglicht die E-Signatur-Software eine effizientere Dokumentenspeicherung, Organisation und den Abruf Ihrer Dokumente. Anstatt einen Aktenschrank durchsuchen zu müssen, können Sie ganz einfach Ihr gewünschtes Dokument suchen und finden.

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Welche Nachteile haben elektronische Signaturen?

Bei der digitalen Signatur handelt es sich um eine sicherere und technologisch fortschrittlichere Methode zum Signieren von Online-Dokumenten. Daher ist eine elektronische Signatur aufgrund des für solche Dokumente geforderten höheren Sicherheitsniveaus nicht ausreichend.

Derzeit gibt es drei Arten elektronischer Signaturen: einfache (SES), fortgeschrittene (AES) und qualifizierte elektronische Signatur. Die einfache elektronische Signatur ist am schnellsten und einfachsten zu verwenden. Wenn Sie jedoch wichtigere und sensiblere Dokumente unterschreiben, müssen Sie eine verwenden

Technisch

Für weniger technisch versierte Personen kann die Verwendung einer E-Signatur-Software eine gewisse Eingewöhnungszeit erfordern, manche sind möglicherweise sogar skeptisch und stellen die Gültigkeit und Rechtmäßigkeit der digitalen Signatur von Dokumenten in Frage. Darüber hinaus müssen beide an der Unterzeichnung des Dokuments beteiligten Parteien, nämlich der Unterzeichner und der Antragsteller, E-Signatur-Lösungen integrieren, um Dokumente online zu unterzeichnen.

Ausschlüsse

Nicht jedes Dokument kann elektronisch signiert werden. Eigentumsübertragungen, Urkunden oder Testamente erfordern die Anwesenheit eines unabhängigen Dritten, um die Unterschrift und das Dokument zu validieren.

Softwarekosten

Um die Vorteile und Tools einer E-Signatur-Software optimal nutzen zu können, müssen Sie höchstwahrscheinlich eine Gebühr zahlen. Diese Gebühr ist wahrscheinlich geringer als die Kosten für den Druck und alle notwendigen Tools, um ein Dokument physisch zu signieren, ist es aber dennoch trotzdem kostenpflichtig.

Beginnen Sie mit elektronischen Signaturen

Es ist an der Zeit, die Notwendigkeit, die Unterschriften anzufeuchten, zu beseitigen. Wenn Sie nach Abwägung aller Nachteile und Vorteile elektronischer Signaturen der Meinung sind, dass Sie oder Ihr Unternehmen von der Einführung dieser Signaturen in Ihren Geschäftsbetrieb profitieren würden, ist Sign.Plus genau das Richtige für Sie. Sie müssen nicht mehr wie bisher ins Büro gehen, um wichtige Dokumente zu unterschreiben Sign.Plus Sie können Ihre Dokumente jederzeit und an jedem Ort einfach und sicher unterschreiben. Wenn Sie weitere Informationen dazu erhalten möchten Sign.Plus und wie es Ihre Anforderungen erfüllen kann, unser Support-Team steht Ihnen gerne für alle Fragen zur Verfügung.

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