Czy podpis elektroniczny jest legalny w Japonii?
Podpisy elektroniczne są w Japonii prawnie uznawane na mocy ustawy o podpisach elektronicznych i usługach certyfikacyjnych (Act on Electronic Signatures and Certification Business) i mogą być stosowane w przypadku wielu transakcji biznesowych i prywatnych. Obowiązujące wymogi zależą od zastosowanej metody podpisu, rodzaju dokumentu i okoliczności transakcji.
Legalność podpisu elektronicznego w Japonii
W Japonii obowiązuje zasada swobody umów: większość umów jest ważna i wykonalna bez podpisu odręcznego lub pieczęci, a podpis elektroniczny można co do zasady stosować, chyba że szczególny przepis wymaga podpisu własnoręcznego, pieczęci zarejestrowanej lub aktu notarialnego. Ustawa o podpisach elektronicznych i usługach certyfikacyjnych przyznaje dokumentowi elektronicznemu podpisanemu zgodnie z jej wymogami domniemanie autentyczności. W 2020 roku japońskie Ministerstwo Sprawiedliwości, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Komunikacji oraz Ministerstwo Gospodarki, Handlu i Przemysłu wspólnie wyjaśniły, w jaki sposób to domniemanie ma zastosowanie do usług podpisywania w modelu cloud, obok tradycyjnych podpisów opartych na certyfikatach. Na tej stronie omówiono podstawowe ramy prawne oraz praktyczne kwestie związane ze stosowaniem podpisów elektronicznych w Japonii.
Czy podpisy elektroniczne są legalne w Japonii?
Tak. Zgodnie z art. 3 ustawy o podpisach elektronicznych i usługach certyfikacyjnych domniemywa się, że dokument elektroniczny został sporządzony przez wskazaną w nim osobę podpisującą, jeśli podpis elektroniczny złożono metodą, którą mogła zastosować wyłącznie ta osoba. We wspólnym dokumencie z pytaniami i odpowiedziami opublikowanym przez rząd w 2020 roku potwierdzono, że usługi podpisywania w modelu cloud mogą spełniać ten standard, jeśli proces w wiarygodny sposób łączy podpis z własnym poleceniem i zamiarem osoby podpisującej, na przykład dzięki zabezpieczeniom takim jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe oraz odrębnej czynności wykonanej przez tę osobę w odniesieniu do danego podpisu.
Ponieważ większość japońskich umów w ogóle nie wymaga podpisu ani pieczęci do swojej ważności, częściej pojawia się pytanie nie o to, czy podpis elektroniczny jest dozwolony, lecz o to, czy dany dokument lub transakcja należy do węższych kategorii, w których nadal wymagany jest podpis własnoręczny, pieczęć zarejestrowana lub akt notarialny.
Rodzaje podpisów elektronicznych w Japonii
Prawo japońskie nie wyróżnia kategorii podpisu prostego, zaawansowanego i kwalifikowanego, tak jak robi to unijne rozporządzenie eIDAS. Zamiast tego metody podpisu elektronicznego grupuje się zazwyczaj według tego, kto kontroluje klucz lub proces podpisywania.
- Podpis oparty na certyfikacie: podpis utworzony przy użyciu certyfikatu wydanego indywidualnej osobie podpisującej, podobnie jak w tradycyjnej infrastrukturze klucza publicznego, weryfikowany niezależnie od jakiegokolwiek pojedynczego dostawcy usług.
- Podpis w modelu cloud: podpis składany przez dostawcę usług na polecenie osoby podpisującej, gdzie weryfikacja tożsamości oraz odrębna czynność podpisania dla każdego dokumentu pomagają wykazać, że podpis odzwierciedla własny zamiar tej osoby.
- Prosty podpis elektroniczny: wpisane imię i nazwisko, akceptacja w wiadomości e-mail lub kliknięcie przycisku akceptacji mogą być stosowane w przypadku wielu codziennych umów, w których strony nie wymagają wyższego poziomu pewności zapewnianego przez podpis oparty na certyfikacie lub w modelu cloud.
Dowiedz się więcej o różnych rodzajach podpisów elektronicznych i o tym, jak wybrać odpowiednią metodę podpisu elektronicznego.
Zakres i ograniczenia podpisów elektronicznych w Japonii
Podpisy elektroniczne można stosować w przypadku wielu japońskich transakcji, w tym zwykłych umów handlowych i dokumentacji pracowniczej, ponieważ większość umów nie wymaga podpisu ani pieczęci do swojej ważności. Niektóre dokumenty podlegają jednak wymogom formalnym, których podpisy elektroniczne nie mogą spełnić.
✅ Typowe zastosowania podpisów elektronicznych
- Umowy biznesowe, w tym umowy sprzedaży, umowy o świadczenie usług i umowy o zachowaniu poufności (NDA)
- Umowy o pracę, oferty zatrudnienia, regulaminy miejsca pracy i potwierdzenia zapoznania się z nimi
- Uchwały zarządu i protokoły korporacyjne, w przypadku których potwierdzono dopuszczalność metod podpisywania w modelu cloud
- Rutynowe zatwierdzenia, umowy z dostawcami i inne zwykłe dokumenty handlowe
- Procedury urzędowe, w których dany organ akceptuje zastosowaną metodę elektroniczną
- Umowy online i procesy zawierania umów drogą elektroniczną, z zastrzeżeniem ich warunków i obowiązującego prawa
Ważne kwestie
- Testament musi być sporządzony własnoręcznie przez spadkodawcę lub w formie aktu notarialnego; zgodnie z Kodeksem cywilnym nie można użyć podpisu elektronicznego do sporządzenia testamentu.
- Dokumentów, które muszą zostać sporządzone w formie aktu notarialnego, takich jak niektóre umowy poręczenia za długi związane z działalnością gospodarczą, co do zasady nie można podpisać elektronicznie. Od października 2025 roku niektóre akty notarialne, w tym dotyczące dzierżawy gruntu na cele biznesowe na czas określony, mogą jednak być sporządzane elektronicznie przez wyznaczonych notariuszy.
- Niektóre transakcje dotyczące nieruchomości oraz inne transakcje regulowane podlegają szczególnym przepisom określającym sposób doręczania i podpisywania dokumentów, a sytuacja prawna zmieniała się w ostatnich latach, dlatego w przypadku konkretnej transakcji należy ją zweryfikować.
- Organy administracji publicznej i sądy mogą akceptować wyłącznie określone metody lub formaty podpisu, a nie dowolny podpis elektroniczny.
- Odpowiednia metoda podpisywania zależy od dokumentu i wymaganego poziomu pewności. Jeśli sytuacja prawna jest istotna lub niejasna, warto skorzystać z porady prawnej.
Uwzględniając rodzaj dokumentu, obowiązujące wymogi formalne oraz wymagany poziom pewności, firmy i osoby fizyczne mogą wybrać metodę podpisu elektronicznego odpowiednią dla swojej transakcji w Japonii.
Dlaczego warto wybrać Sign.Plus do podpisów elektronicznych w Japonii?
Sign.Plus oferuje narzędzia do podpisywania elektronicznego, zaprojektowane z myślą o bezpiecznych i możliwych do prześledzenia procesach obiegu dokumentów. Opcje weryfikacji odbiorców oraz rejestry audytowe podpisywania mogą pomóc organizacjom gromadzić dowody dotyczące tożsamości osoby podpisującej i przebiegu podpisywania, co jest istotne w japońskich ramach prawnych dotyczących podpisów elektronicznych.
Niezależnie od tego, czy wysyłane są umowy biznesowe, dokumentacja kadrowa czy rutynowe zatwierdzenia, odpowiednia metoda podpisu elektronicznego zależy od obowiązującego prawa i podpisywanego dokumentu. Sign.Plus może pomóc zespołom zarządzać procesem podpisywania oraz dobrać funkcje weryfikacji i gromadzenia dowodów odpowiednie do ich potrzeb.
Zacznij już dziś i usprawnij podpisywanie dokumentów z Sign.Plus!
ZASTRZEŻENIE: Informacje zawarte na tej stronie mają wyłącznie ogólny charakter informacyjny. Wymogi dotyczące podpisów elektronicznych w Japonii mogą się różnić w zależności od zastosowanej metody podpisu, dokumentu, regulacji sektorowych oraz okoliczności transakcji. Informacje te nie stanowią porady prawnej i nie powinny zastępować porady wykwalifikowanego specjalisty prawnego.
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Konfederacja Szwajcarska
Innosuisse – Szwajcarska Agencja Innowacji
