À l’ère numérique actuelle, les signatures électroniques deviennent des pratiques commerciales standard dans de nombreux secteurs, domaines et professions. Les signatures électroniques sont le plus souvent utilisées pour signer des documents tels que de nouveaux accords commerciaux, des contrats et même des factures. Outre les nombreux avantages des signatures électroniques, il est essentiel d'être conscient de certains inconvénients des signatures électroniques avant d'implémenter un logiciel de signature électronique dans vos opérations quotidiennes.
Découvrons les avantages des solutions de signature électronique et comment votre entreprise peut utiliser une solution de signature électronique pour améliorer la fiabilité, renforcer la sécurité, réduire les coûts et augmenter la productivité.
Sécurité améliorée : avec les signatures électroniques, vous bénéficiez d'un niveau de sécurité supplémentaire sous la forme d'un cryptage avancé, d'un déchiffrement et d'une piste d'audit infalsifiable décrivant toutes les modifications apportées au document, rendant ainsi la falsification et les modifications illicites pratiquement impossibles. Il convient de noter que le niveau de sécurité dépend du type de signature électronique et de la méthode de cryptage utilisée.
Passer au vert : les entreprises se tournent depuis un certain temps vers des solutions cloud plus dématérialisées, et la mise en œuvre d'une solution de signature électronique vous aidera à évoluer vers un bureau écologique et respectueux de l'environnement. Autre avantage de la signature électronique, vous réduirez également votre empreinte carbone en éliminant le recours au papier, à l'encre toxique ainsi qu'aux appareils composés de produits chimiques nocifs et de matériaux difficiles, voire impossibles, à recycler entièrement.
Accélération des transactions commerciales et augmentation de la satisfaction des clients : nous avons tous connu des transactions commerciales prolongées en raison d'un excès de paperasse, ainsi que du temps qu'il faut à plusieurs parties pour voir et signer un document pour qu'il soit valide. Avec les signatures électroniques, ce temps est considérablement réduit, ce qui permet de vérifier et de signer un document quasi instantanément, car il n'est pas nécessaire que chaque partie impliquée y accède physiquement par courrier ou se rende physiquement à la rencontre du client. Le client d’aujourd’hui aime tout ce qui est pratique, et il n’y a rien de plus pratique que de pouvoir signer un document de n’importe où et à tout moment.
Réduction des coûts : avec la mise en œuvre d'une solution de signature électronique, les coûts globaux associés à l'impression et à la visualisation du document seront réduits. Il y aura également une réduction des coûts de papeterie pour le papier et l’encre, ainsi que des équipements d’impression tels que les imprimantes et les scanners. De plus, en réduisant votre dépendance au papier, la conservation de l'eau et des arbres est renforcée : en éliminant un paquet standard de papier à copier, vous recycleriez 130 litres d'eau ainsi que 7 kilogrammes de bois.
Fiabilité : Lors de la réception des documents, certaines personnes oublient ou ne savent pas qu'elles doivent fournir toutes les informations requises. Ce problème est atténué avec les documents signés avec des signatures électroniques, car toutes les informations requises seront déjà saisies avant que le document ne soit signé et envoyé. Il est également possible pour les demandeurs de signatures de faire respecter et de vérifier que toutes les informations nécessaires ont été correctement renseignées.
Qualité : étant donné qu'un document peut encore être requis longtemps après la signature, il est essentiel que la signature originale soit lisible au fil des années. Avec une signature manuscrite traditionnelle, celle-ci peut s'estomper, se déformer et éventuellement disparaître, cependant, avec une signature électronique, la signature restera inchangée.
Organisation : en plus de simplement signer vos documents numériques, le logiciel de signature électronique permet un stockage, une organisation et une récupération plus efficaces de vos documents. Au lieu de devoir parcourir un classeur, recherchez et trouvez facilement le document souhaité.
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Il existe actuellement 3 types de signature électronique : la signature électronique simple (SES), avancée (AES) et qualifiée. La signature électronique simple est la plus rapide et la plus simple à utiliser, cependant lors de la signature de documents plus importants et sensibles, vous devrez utiliser une signature numérique , qui est une méthode plus sécurisée et technologiquement avancée de signature de documents en ligne et donc une signature électronique. ne sera pas suffisant en raison du niveau de sécurité plus élevé exigé pour ces documents.
Technique : Pour les personnes moins expertes en technologie, l'utilisation d'un logiciel de signature électronique peut nécessiter un certain temps pour s'y habituer, certaines peuvent même être sceptiques et remettre en question la validité et la légalité de la signature numérique de documents. De plus, les deux parties requises lors de la signature du document, à savoir le signataire et le demandeur, doivent intégrer des solutions de signature électronique pour signer les documents en ligne.
Exclusions : Tous les documents ne peuvent pas être signés électroniquement, les transferts de propriété, les actes ou les testaments nécessitent la présence d'un tiers indépendant pour valider la signature et le document.
Coûts du logiciel : pour tirer le meilleur parti des avantages et des outils d'un logiciel de signature électronique, vous devrez probablement payer des frais, ces frais sont probablement inférieurs au coût de l'impression et de tous les outils nécessaires pour signer physiquement un document, mais cela reste néanmoins payant.
Il est temps d'éliminer le besoin de mouiller les signatures . Si après avoir examiné tous les inconvénients et avantages des signatures électroniques, vous estimez que vous ou votre entreprise gagneriez à les introduire dans vos opérations commerciales, ne cherchez pas plus loin que SIGN.PLUS . Plus besoin d'aller au bureau pour signer des documents importants comme maintenant, avec SIGN.PLUS vous pouvez signer vos documents facilement et en toute sécurité à tout moment et en tout lieu. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations concernant SIGN.PLUS et comment il peut répondre à vos besoins, notre équipe d'assistance est prête à répondre à toutes vos questions.
