Czy podpis elektroniczny jest legalny w ZEA?
Tak. Podpisy elektroniczne są prawnie uznawane w Zjednoczonych Emiratach Arabskich na mocy dekretu z mocą ustawy federalnej nr 46 z 2021 r. o transakcjach elektronicznych i usługach zaufania, który obowiązuje na terenie całych ZEA poza strefami wolnocłowymi i jest stosowany od 2 stycznia 2022 r. Jedna kwestia ma w ZEA większe znaczenie niż w większości krajów: Dubajskie Międzynarodowe Centrum Finansowe (DIFC) oraz Globalny Rynek Abu Zabi (ADGM) to finansowe strefy wolnocłowe z własnymi systemami prawnymi opartymi na angielskim prawie zwyczajowym, a każda z nich ma własne przepisy o transakcjach elektronicznych, które funkcjonują poza prawem federalnym. To, który reżim ma zastosowanie do Twojej umowy, zależy od tego, gdzie mają siedzibę Twoja firma i druga strona.
Legalność podpisu elektronicznego w ZEA
W 2021 r. ZEA zmodernizowały ramy prawne dotyczące podpisów elektronicznych, zastępując starszą ustawę federalną nr 1 z 2006 r. o handlu elektronicznym i transakcjach elektronicznych. Obecnie obowiązujące prawo federalne uznaje dokumenty elektroniczne i podpisy elektroniczne, ustanawia wielopoziomowe ramy wiarygodności podpisu oraz tworzy system licencjonowania dostawców usług zaufania nadzorowanych przez Urząd Regulacji Telekomunikacji i Cyfrowej Administracji (TDRA). Obok niego DIFC i ADGM stosują własne przepisy o transakcjach elektronicznych wobec podmiotów działających w tych strefach wolnocłowych.
Czy podpisy elektroniczne są legalne w ZEA?
Poza strefami wolnocłowymi podstawowym aktem jest dekret z mocą ustawy federalnej nr 46 z 2021 r. Artykuł 5 stanowi, że dokument elektroniczny nie traci mocy prawnej ani wykonalności z tego powodu, że ma formę elektroniczną. Artykuł 7 uznaje wymóg formy pisemnej za spełniony przez dokument elektroniczny, jeśli informacje mogą być przechowywane, wykorzystywane i przywoływane. Artykuł 8 uznaje wymóg złożenia podpisu za spełniony, gdy użyto środka umożliwiającego identyfikację osoby i wskazanie jej woli co do treści dokumentu, o ile środek ten jest odpowiedni do danego celu lub jest poparty innymi dowodami. Artykuł 18 potwierdza, że dokumenty elektroniczne i podpisy elektroniczne nie mogą być odrzucone jako dowód wyłącznie z tego powodu, że są elektroniczne, oraz przyznaje kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu taką samą autentyczność i skutek prawny jak podpisowi własnoręcznemu. Prawo jasno wskazuje również, że nikt nie jest zobowiązany do akceptowania obrotu elektronicznego, choć zgodę można wywnioskować z zachowania.
W tym zakresie DIFC i ADGM są traktowane jako odrębne jurysdykcje. Podmioty działające w DIFC podlegają ustawie DIFC o transakcjach elektronicznych (DIFC Electronic Transactions Law), ustawie DIFC nr 2 z 2017 r., zmienionej w 2022 r. Podmioty działające w ADGM podlegają rozporządzeniom ADGM o transakcjach elektronicznych z 2021 r. (ADGM Electronic Transactions Regulations 2021). Oba reżimy uznają podpisy elektroniczne i przyznają zgodnemu z przepisami podpisowi elektronicznemu taki sam skutek prawny jak podpisowi własnoręcznemu, jednak stosują jeden test funkcjonalny, czyli ocenę, czy podpis był tak wiarygodny, jak jest to właściwe dla danego celu, zamiast wielopoziomowego modelu obowiązującego poza strefami. Ich wykazy wyłączonych dokumentów również różnią się między sobą oraz od sytuacji poza strefami, dlatego firma działająca w strefie wolnocłowej lub zawierająca umowy ze stroną z takiej strefy powinna potwierdzić, który reżim reguluje daną umowę, zanim ujednolici proces podpisywania.
Rodzaje podpisów elektronicznych w ZEA
Prawo federalne ZEA obowiązujące poza strefami wolnocłowymi uznaje podpisy elektroniczne na więcej niż jednym poziomie pewności. Im wyższy poziom, tym silniejsza pozycja dowodowa podpisu w razie jego zakwestionowania. DIFC i ADGM nie stosują tych poziomów; zamiast tego stosują jeden test wiarygodności, opisany poniżej.
- Podpis elektroniczny: Kategoria ogólna na podstawie art. 8 dekretu z mocą ustawy federalnej, obejmująca każdy środek służący do identyfikacji podpisującego i wskazania jego woli co do treści dokumentu, o ile środek ten jest odpowiedni do celu, w jakim dokument został sporządzony.
- Wiarygodny podpis elektroniczny: Podpis spełniający warunki określone w art. 19, które wymagają, aby był powiązany z podpisującym i pozostawał pod jego pełną i wyłączną kontrolą, umożliwiał identyfikację podpisującego, był powiązany z podpisanymi danymi w taki sposób, aby każda zmiana mogła zostać wykryta, oraz został utworzony z użyciem środków technicznych i zabezpieczeń określonych w przepisach wykonawczych.
- Kwalifikowany podpis elektroniczny: Najwyższy poziom, tworzony z użyciem kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu oraz ważnego kwalifikowanego certyfikatu uwierzytelniania wydanego przez dostawcę usług zaufania posiadającego status kwalifikowanego nadany przez TDRA. Artykuł 18 przyznaje mu taką samą autentyczność i skutek prawny jak podpisowi własnoręcznemu.
Dowiedz się więcej o różnych rodzajach podpisów elektronicznych i o tym, jak wybrać odpowiednią metodę podpisu elektronicznego.
Zakres i ograniczenia podpisów elektronicznych w ZEA
Podpisy elektroniczne obejmują zdecydowaną większość dokumentów handlowych i pracowniczych wykorzystywanych przez firmy w ZEA. Mniejsza grupa dokumentów podlega dodatkowym wymogom formalnym, ponieważ nakłada je inna ustawa lub wyłączają je przepisy właściwej strefy wolnocłowej. Dekret z mocą ustawy federalnej nr 46 z 2021 r. reguluje transakcje poza strefami wolnocłowymi, natomiast ustawa DIFC nr 2 z 2017 r. oraz rozporządzenia ADGM o transakcjach elektronicznych z 2021 r. regulują transakcje w tych strefach, a kategorie wyłączonych dokumentów różnią się między nimi, dlatego przed poleganiem na podpisie elektronicznym należy ustalić, który reżim ma zastosowanie.
✅ Typowe zastosowania podpisów elektronicznych
- Umowy handlowe, umowy dostawy i ramowe umowy o świadczenie usług między spółkami z siedzibą w ZEA
- Umowy o pracę, oferty zatrudnienia i dokumentacja wdrożeniowa dla pracowników sektora prywatnego
- Umowy o zachowaniu poufności, umowy konsultingowe i formularze wdrożenia dostawców
- Oferty handlowe, zamówienia zakupu, faktury i potwierdzenia odbioru dostaw
- Wewnętrzne zatwierdzenia korporacyjne, potwierdzenia zapoznania się z politykami i autoryzacje wydatków
- Listy zlecenia i umowy o świadczenie usług dla klientów firm świadczących usługi profesjonalne z siedzibą w DIFC i ADGM
Ważne kwestie do rozważenia
- Dokumenty z zakresu prawa rodzinnego i spadkowego. Małżeństwo, rozwód, testamenty, kodycyle i trusty testamentowe podlegają szczególnym wymogom dotyczącym formy i poświadczenia. Zarówno przepisy DIFC, jak i regulacje ADGM wyraźnie wyłączają testamenty, kodycyle i trusty testamentowe, a procedury dotyczące statusu osobistego i spadków obowiązujące poza strefami wolnocłowymi nadal wymagają własnych formalności poza ramami przepisów o transakcjach elektronicznych.
- Dokumenty wymagające poświadczenia notarialnego. Jeżeli dokument musi zostać podpisany przed notariuszem, wymóg ten nadal obowiązuje. Regulacje ADGM całkowicie wyłączają dokumenty notarialne. Samo poświadczenie notarialne zostało przeniesione do internetu w kilku jurysdykcjach ZEA, w tym w Dubai Courts oraz w cyfrowej usłudze notarialnej DIFC Courts, więc w praktyce notariusz nadal musi być zaangażowany, ale proces nie musi odbywać się na papierze.
- Pełnomocnictwa i oświadczenia o ustanowieniu trustu. Pełnomocnictwa są wyłączone zarówno na mocy przepisów DIFC, jak i regulacji ADGM. Przepisy DIFC wyłączają dodatkowo oświadczenia o ustanowieniu trustu, z wyjątkiem trustów dorozumianych, konstruktywnych i zwrotnych, a także oświadczenia pod przysięgą lub uroczyste oświadczenia wykorzystywane jako dowód w postępowaniach przed sądami DIFC.
- Nieruchomości i rejestracja gruntów. ADGM wyłącza transakcje dotyczące sprzedaży, zakupu, rozporządzenia lub najmu nieruchomości na okres dłuższy niż dziesięć lat, wraz z rejestracją powiązanych praw. DIFC zniosło analogiczne wyłączenie w 2022 r. Poza strefami wolnocłowymi rejestracją nieruchomości zajmuje się właściwy departament ds. gruntów danego emiratu, a jego własne wymogi proceduralne obowiązują niezależnie od tego, w jaki sposób podpisano umowę bazową.
- W przypadku większości bieżących dokumentów biznesowych w ZEA podpis elektroniczny jest wystarczający i skuteczny prawnie.
Jeśli dokument należy do jednej z powyższych kategorii lub jeśli organ państwowy albo rejestr ma własne wymogi dotyczące składania dokumentów, przed podpisaniem elektronicznym warto potwierdzić sytuację u wykwalifikowanego prawnika w ZEA lub we właściwym organie.
Dlaczego warto wybrać Sign.Plus do podpisów elektronicznych w ZEA?
Sign.Plus pomaga firmom w ZEA wysyłać i podpisywać dokumenty oraz zarządzać nimi całkowicie online, z uwierzytelnianiem podpisujących, ścieżkami audytu wykrywającymi ingerencję i szyfrowanym przechowywaniem w każdej kopercie. Szablony, wysyłka zbiorcza i procesy podpisywania wielokrotnego użytku skracają czas realizacji rutynowych umów z kilku dni do kilku minut, a każdy ukończony dokument zawiera certyfikat ukończenia, który rejestruje kolejność podpisywania, znaczniki czasu i dane podpisujących.
Dla zespołów, które chcą podpisywać dokumenty w ramach własnych systemów, API Sign.Plus umożliwia programowe generowanie dokumentów, uruchamianie próśb o podpis oraz pobieranie ukończonych plików i ścieżek audytu. Dzięki temu łatwo połączyć podpisywanie z systemem CRM, platformą HR lub wewnętrznym portalem, a umowy i dokumenty wdrożeniowe przepływają bez konieczności opuszczania narzędzia, w którym już się pracuje.
Zacznij już dziś i usprawnij podpisywanie dokumentów z Sign.Plus!
ZASTRZEŻENIE: Informacje na tej stronie mają wyłącznie charakter ogólny i informacyjny. Wymogi dotyczące podpisów elektronicznych w ZEA mogą się różnić w zależności od zastosowanej metody podpisu, dokumentu, regulacji sektorowych i okoliczności transakcji. Informacje te nie stanowią porady prawnej i nie powinny zastępować porady wykwalifikowanego specjalisty prawnego.
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Konfederacja Szwajcarska
Innosuisse – Szwajcarska Agencja Innowacji
