Czy podpis własnoręczny jest legalny i ważny? Przewodnik dla początkujących
Tak - podpis własnoręczny może być zarówno legalny, jak i ważny, pod warunkiem, że spełnia określone wymagania wynikające z przepisów dotyczących podpisów elektronicznych, takich jak ustawa ESIGN w USA i eIDAS w UE. W tym przewodniku wyjaśniono, jak działają podpisy maszynowe, ich legalność i kiedy mogą być potrzebne silniejsze metody podpisu.
Co to jest podpis własnoręczny?
Podpis maszynowy to tekstowa wersja imienia i nazwiska wprowadzona do formularza lub dokumentu. Przykłady obejmują:
Proste wprowadzanie tekstu: Jane Doe lub /s/Jane Doe
Obraz odręcznego podpisu: Cyfrowo wstawiony do dokumentów
Podpisy cyfrowe lub kryptograficzne: Oferują wyższy poziom bezpieczeństwa dzięki szyfrowaniu
Nie wszystkie metody lub platformy zapewniają taką samą pewność prawną. W przypadku ważnych dokumentów, korzystanie z renomowanego oprogramowania do podpisu elektronicznego, takiego jak Sign.Plus jest wysoce zalecane.
Prawna ważność podpisów maszynowych
Ramy dla Stanów Zjednoczonych
Przykład: Wysłanie umowy o pracę pocztą elektroniczną z podpisami na maszynie może być prawnie wiążące, jeśli obie strony wyraźnie wyrażą na to zgodę.
Ramy UE
Przykład: Freelancer w Niemczech zgadza się za pomocą podpisu maszynowego na umowę cyfrową, czyniąc ją prawnie wiążącą w UE.
Inne jurysdykcje
Kluczowe wymagania dotyczące prawidłowego podpisu własnoręcznego
Aby podpis własnoręczny był prawnie ważny, musi spełniać następujące warunki:
Zamiar podpisania: Wyraźnie wskazuje na zgodę na związanie się dokumentem.
Zgoda na podpis elektroniczny: Zgoda wszystkich zaangażowanych stron na przeprowadzanie transakcji drogą elektroniczną.
Przypisanie/uwierzytelnienie: Wyraźne powiązanie z osobą podpisującą za pośrednictwem wiadomości e-mail lub bezpiecznego logowania.
Integralność dokumentu: Korzystanie ze ścieżek audytu i technologii umożliwiających łatwe stwierdzenie manipulacji.
Przechowywanie dokumentacji: Przechowywanie dokumentów i dzienników audytów zgodnie z lokalnymi przepisami.
Dokumenty wysokiego ryzyka: Testamenty, akty własności nieruchomości i dokumenty sądowe często wymagają poświadczenia notarialnego lub obecności świadków.
Wyjątki dotyczące jurysdykcji: Niektóre kraje wymagają podpisów QES lub mokrym atramentem dla określonych umów
Regulacje branżowe: Sektory takie jak finanse, opieka zdrowotna lub rząd często wymagają silniejszych metod podpisu
Jak działają podpisy maszynowe
Korzystanie z platform podpisów elektronicznych, takich jak Sign.PlusProces ten obejmuje:
Przygotowanie dokumentu: Dodawanie pól podpisu cyfrowego
Uwierzytelnianie sygnatariusza: Weryfikacja tożsamości sygnatariusza za pomocą wiadomości e-mail lub bezpiecznego logowania.
Tworzenie dziennika audytu i blokowanie dokumentów: Zapewnienie integralności i bezpieczeństwa dokumentów
Podpisy maszynowe vs. elektroniczne vs. cyfrowe
Podpisy maszynowe są rodzajem podpisu elektronicznego. Podpisy elektroniczne mogą również obejmować rysunki, kliknięcia lub metody biometryczne. Podpisy cyfrowe wykorzystują zaawansowaną kryptografię do weryfikacji i bezpieczeństwa.
Najlepsze praktyki, typowe błędy i najczęstsze przypadki użycia podczas korzystania z podpisów maszynowych
Najlepsze praktyki
Korzystaj z renomowanych platform, takich jak Sign.Plus z wbudowanymi ścieżkami audytu
Uzyskanie wyraźnej zgody za pomocą pól wyboru lub przycisków "Zgadzam się".
Zachowanie metadanych i dzienników audytu w celu potwierdzenia autentyczności.
Zawierają jasne oświadczenia dotyczące legalności podpisu elektronicznego.
Edukacja osób podpisujących w zakresie utrzymywania bezpieczeństwa (np. silne hasła).
Typowe błędy
Pomijanie pola wyboru zgody
Korzystanie z niezabezpieczonych łączy e-mail
Niezablokowanie dokumentu po podpisaniu
Ręczne wstawianie obrazów podpisów bez ścieżek audytu
Nieprzechowywanie bezpiecznych kopii podpisanych dokumentów i dzienników audytów
Pomijanie lokalnych wyjątków prawnych dla określonych dokumentów
Typowe przypadki użycia
Umowy o pracę i listy ofertowe
Zamówienia zakupu i faktury
Formularze wdrożeniowe HR
Ujawnianie informacji o nieruchomościach (tam, gdzie jest to prawnie dozwolone)
Najczęściej zadawane pytania
Chcesz podpisywać dokumenty elektroniczne lub wysyłać dokumenty do podpisu?
Rozpocznij bezpłatny okres próbny już teraz i ciesz się wszystkimi korzyściami.
Zostań naszym partnerem!
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Swiss Confederation
Innosuisse - Swiss Innovation Agency
