Beneficios de la firma electrónica

Conozca las ventajas y desventajas de la firma electrónica

Las firmas electrónicas se están convirtiendo en prácticas comerciales estándar en múltiples industrias, dominios y profesiones en la era digital actual. Las firmas electrónicas se utilizan con mayor frecuencia para firmar documentos como nuevos acuerdos comerciales, contratos e incluso facturas. Además de los numerosos beneficios de las firmas electrónicas, es esencial conocer ciertas desventajas de las firmas electrónicas antes de implementar el software de firma electrónica en sus operaciones diarias.
Conozcamos los beneficios de las soluciones de firma electrónica y cómo su empresa puede utilizar una solución de firma electrónica para mejorar la confiabilidad, mejorar la seguridad, reducir costos y aumentar la productividad.

¿Cuáles son los beneficios de las firmas electrónicas?

Seguridad mejorada

Con las firmas electrónicas, obtiene un nivel adicional de seguridad en forma de cifrado, descifrado avanzado y un registro de auditoría infalsificable que describe todos los cambios realizados en el documento, lo que hace que la falsificación y las modificaciones ilícitas sean prácticamente imposibles. Vale la pena señalar que el nivel de seguridad depende del tipo de firma electrónica y del método de cifrado utilizado.

Volverse ecológico

Las empresas llevan un tiempo cambiando a soluciones más basadas en la nube y sin papel, y la implementación de una solución de firma electrónica le ayudará a avanzar hacia una oficina ecológica y respetuosa con el medio ambiente. Como otro beneficio de la firma electrónica, también reducirá su huella de carbono al eliminar la dependencia del papel, la tinta tóxica y los dispositivos compuestos de productos químicos y materiales nocivos que son difíciles, si no imposibles, de reciclar por completo.

Acelera las transacciones comerciales y aumenta la satisfacción del cliente

Todos hemos experimentado transacciones comerciales prolongadas que se producen debido al exceso de papeleo, así como al tiempo que tardan varias partes en ver y firmar un documento para que sea válido. Con las firmas electrónicas, este tiempo se reduce significativamente, lo que permite la capacidad casi instantánea que se proporciona para verificar y firmar un documento, ya que no requiere que cada parte involucrada acceda físicamente, ya sea por correo o para reunirse físicamente con el cliente. Al cliente actual le gusta todo lo cómodo, y no hay nada más cómodo que poder firmar un documento desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Reducción de costo

Con la implementación de una solución de firma electrónica, se reducirán los costos generales asociados con la impresión y visualización del documento. También habrá una reducción en los costos de papelería para papel y tinta, así como en equipos de impresión como impresoras y escáneres. Además, al reducir su dependencia del papel, se mejora la conservación del agua y de los árboles; al eliminar un paquete estándar de papel de fotocopia, reciclaría 130 litros de agua y 7 kilogramos de madera.

Fiabilidad

Al recibir los documentos, algunas personas olvidan o no saben que deben proporcionar toda la información requerida. Esto se mitiga con documentos firmados con firma electrónica, ya que ya tendrán toda la información requerida ingresada antes de firmar y enviar el documento. También es posible que los solicitantes de firmas hagan cumplir y verifiquen que toda la información necesaria se haya completado correctamente.

Calidad

Dado que es posible que aún se requiera un documento después de un período prolongado después de que se haya producido la firma, es vital que la firma original sea legible a lo largo de los años. Con una firma manuscrita tradicional, esto puede desvanecerse, distorsionarse y eventualmente desaparecer; sin embargo, con una firma electrónica, la firma permanecerá sin cambios.

Organización

Además de simplemente firmar sus documentos digitales, el software de firma electrónica permite un almacenamiento, organización y recuperación más eficiente de sus documentos. En lugar de tener que revisar un archivador, busque y encuentre fácilmente el documento que desee.

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¿Cuáles son las desventajas de las firmas electrónicas?

firma digital , que es un método más seguro y tecnológicamente avanzado para firmar documentos en línea y por tanto, una firma electrónica no será suficiente debido al mayor nivel de seguridad que se exige a dichos documentos.

Actualmente existen 3 tipos de firma electrónica: simple (SES), avanzada (AES) y firma electrónica cualificada. La firma electrónica simple es la más rápida y fácil de usar; sin embargo, al firmar documentos más importantes y confidenciales, se le pedirá que utilice un

Técnico

Para las personas con menos conocimientos técnicos, el uso de un software de firma electrónica puede requerir algo de tiempo para acostumbrarse; algunos incluso pueden mostrarse escépticos y cuestionar la validez y legalidad de la firma de documentos digitalmente. Además, ambas partes requeridas en la firma del documento, siendo el firmante y el solicitante, deben incorporar soluciones de firma electrónica para firmar documentos online.

Exclusiones

No todos los documentos pueden firmarse electrónicamente, las transferencias de propiedad, escrituras o testamentos requieren la presencia de un tercero independiente para validar la firma y el documento.

Costos de software

Para obtener los mayores beneficios y herramientas de un software de firma electrónica, lo más probable es que deba pagar una tarifa, esta tarifa probablemente sea menor que el costo de impresión y todas las herramientas necesarias para firmar un documento físicamente, pero aún así es una tarifa de todos modos.

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Es hora de eliminar la necesidad de mojar las firmas . Si después de haber considerado todas las desventajas y beneficios de las firmas electrónicas, cree que usted o su empresa se beneficiarían al introducirlas en sus operaciones comerciales, no busque más, Sign.Plus . Ya no tendrás que ir a la oficina a firmar documentos importantes como ahora, con Sign.Plus Puede firmar sus documentos de forma fácil y segura en cualquier momento y lugar. Si desea obtener más información sobre Sign.Plus y cómo puede satisfacer sus necesidades, nuestro equipo de soporte está listo para responder cualquier pregunta que pueda tener.

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